KAIZEN - A melhoria Contínua na Prática

Enquadramento

Kaizen é uma palavra japonesa que significa Melhoria Contínua. A Melhoria contínua é imprescindível no dia-a-dia de uma empresa que assume o compromisso de entregar produtos e serviços de alta qualidade utilizando processos eficientes. A metodologia Kaizen leva à implementação de um novo paradigma de organização do trabalho focalizado na criação de fluxo de materiais e de informação, no trabalho orientado em função das necessidades dos clientes, nos zero defeitos e nos zero acidentes. As organizações que conseguem pôr em prática este novo paradigma alcançam uma vantagem competitiva extraordinária conseguindo atingir um grau de excelência operacional elevado.

 

Administrando Seu Tempo Com Uma Tabela de Tempo.

Para quem se preocupa com administração de tempo, a primeira medida para melhorar sua utilização, é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registados, numa “tabela de tempo”, o resultado é surpreendente para estes indivíduos.

Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:

• Muitas decisões sobre assuntos urgentes;

• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;

• Períodos de interrupções constantes;

• Concentração em assuntos pouco importantes;

• Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;

• Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para evitar essas e outras situações, é que se torna essencial à utilização de uma tabela de tempo, onde em um primeiro momento, você deve registrar o tempo gasto em cada atividade durante o dia, por alguns dias.

Com esses dados em mãos, você será capaz de identificar onde estão os seus “gargalos”, ou melhor, que atividades lhe tomam mais tempo, e qual a importância dessas atividades.E assim, você poderá planejar suas atividades em função dos assuntos mais importantes que tem a tratar.

Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará às duas horas para o trabalho. Portanto, estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante.

Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.

A divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser chamados de "agrupamento". Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente. Muitos elementos de seu trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que lhe permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possível. Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira são várias. Você verá que o trabalho em lotes permite que você se prepare e se organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.